¿Qué necesito y en qué orden configuro mi cuenta en Worky?

La información de este artículo aplica a la nueva versión de la plataforma. 
Si las pantallas o menús que ves no coinciden con lo que se muestra aquí, 
es posible que estés usando la versión anterior.

Configurar tu cuenta en Worky por primera vez es sencillo si sigues un orden lógico. Piensa en este proceso como la construcción de una casa: primero necesitas los cimientos (los datos de tu empresa), luego las paredes (la estructura) y al final los detalles de cada habitación (las reglas para tus empleados).

A continuación, te explicamos paso a paso todo lo que necesitas tener a la mano y el orden exacto para configurarlo de manera rápida y sin complicaciones.

Parte 1: ¿Qué necesito antes de empezar? (Lista de Requisitos)

Antes de mover cualquier opción en la plataforma, reúne la siguiente información:

1. Datos Legales y Fiscales de tu Empresa:

    

   • Razones sociales y RFCs.

   • Domicilio fiscal y Régimen Fiscal.

   • Certificado de Sello Digital (CSD) y FIEL (firmas electrónicas esenciales para facturar y timbrar la nómina).

   • Cuentas y formatos (layouts) de los bancos que utilizas para pagar la nómina.

2. Información del IMSS:

    

   • Tus claves de Registro Patronal ante el IMSS.

   • La Prima de Riesgo asignada a cada registro y los datos del representante legal.

3. Estructura Interna de tu Negocio:

    

   • Lista de Sucursales y la ciudad o estado donde opera cada una.

   • Tu organigrama actual: Departamentos, Áreas y Puestos de trabajo.

4. Reglas Operativas:

    

   • Días festivos, horarios de trabajo y formas de registrar asistencia por lugar de trabajo.

Parte 2: ¿En qué orden debo configurar mi cuenta?

La regla de oro: Siempre se configura de arriba hacia abajo en la jerarquía (de lo general a lo particular). Si te saltas pasos, tendrás que corregir o volver a editar después.

 Holding / Empresas ➔  Registros Patronales ➔  Catálogos ➔  Estructura de Negocio ➔  Reglas y Excepciones

Sigue estos 7 pasos ordenados:

Paso 1: Define tu modelo (Antes de entrar al sistema)

Aclara el panorama: ¿Tienes una sola empresa o varias que pertenecen a un mismo grupo (Holding)? ¿Cuántas sucursales manejan? Responder esto evita inventar niveles innecesarios en la plataforma.

Paso 2: Crea los Holdings y las Empresas

• ¿Dónde se hace? Ve al menú: Configuración ➔ Catálogos ➔ Estructura de negocio.

• ¿Qué hacer?

  1. Si aplica, crea tu Holding (la entidad principal). Si solo tienes una empresa, el sistema usará el holding base de forma automática.

  2. Crea la Empresa (tu razón social) e ingresa su RFC, domicilio, CSD, FIEL y datos bancarios.

  • Nota importante: Asegúrate de que el CSD y la FIEL queden con el estado de "Completado" para que el pago y timbrado de nómina funcionen correctamente.

    

Paso 3: Configura los Registros Patronales

• Ingresa cada clave IMSS de tu empresa, asignando su Prima de Riesgo y su representante legal.

• Relación clave: Conecta cada sucursal con el Registro Patronal del estado donde opera.

  

Paso 4: Revisa y llena tus Catálogos

Los catálogos son las "listas de opciones" (listas maestras) que usará la plataforma.

• Revisa los catálogos editables como: Sucursales, Departamentos, Áreas y Puestos.

• Carga Masiva: Si tienes muchos datos (por ejemplo, 20 o 50 sucursales), puedes descargar una plantilla en Excel desde Worky, llenarla y subirla para guardar todo de un solo golpe.

• Consejo útil: Antes de crear un puesto o departamento nuevo, revisa la pestaña de "Registros eliminados"; puede ser que ya existiera antes y solo necesites reactivarlo.

  

Paso 5: Armar el Árbol Organizacional (Estructura de Negocio)

Construye la relación jerárquica uniendo los puntos en orden descendente: 

Realizar esto en orden garantiza que cuando asignes a un trabajador a un puesto y sucursal, herede automáticamente sus reglas correspondientes.

Paso 6: Establece Reglas Generales e Independientes

• Configura primero las reglas generales (días festivos, horarios habituales) a nivel empresa.

• Si alguna sucursal o puesto maneja un horario o método de asistencia diferente (por ejemplo, uso de reloj checador), ajusta esa excepción directamente en esa sucursal o puesto.

Paso 7: Revisión final

Tómate un momento para revisar junto con tu equipo que el árbol organizacional y los puestos estén correctamente creados. ¡Una vez hecho esto, tu cuenta estará lista para cargar la información de tus colaboradores y utilizar los demás módulos!

💡 Consejos prácticos para que tu configuración sea un éxito

1. Si cambias algo en un catálogo, cambia en todos lados: Recuerda que los catálogos son la "fuente única de verdad". Si modificas el nombre de un puesto en el catálogo, cambiará automáticamente en todos los reportes y pantallas del sistema.

2. Eliminar no significa borrar para siempre: Si eliminas una sucursal o puesto por error, no entra en pánico: se envía a la pestaña de Registros eliminados y puedes restaurarlo cuando quieras.

3. Prueba antes de subir archivos grandes: Si vas a hacer una carga masiva mediante Excel, llena primero 2 o 3 filas de prueba en la plantilla para confirmar que la estructura sea correcta antes de subir la lista entera.