¿Cómo puedo crear un colaborador en Worky?

La información de este artículo aplica a la nueva versión de la plataforma.
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es posible que estés usando la versión anterior.

En Worky, lo primordial es entender la diferencia entre dos conceptos clave para la gestión de personal:

• Colaborador: Persona registrada en el Directorio de la empresa. Tiene datos personales, fiscales, de nómina, de IMSS, de puesto, jefe directo, etc. Vive en el módulo Colaborador / Directorio. Puede o no tener acceso a la plataforma.
• Usuario: Cuenta con acceso a la plataforma. Tiene un usuario, una contraseña, un rol y un origen (Directorio o Externo). Vive en Configuración → Usuarios. Puede ser una persona o una integración.
   

Como parte del proceso es importante considerar entre la creación inicial de un colaborador y su alta formal dentro del sistema. La creación (ya sea individual o mediante carga masiva) corresponde estrictamente al registro de los datos generales y personales de la persona en la plataforma. 

Sin embargo, este proceso por sí solo no activa su relación laboral operativa ni de nómina. Para que un colaborador se considere de alta oficial, es indispensable asignarle un dato de puesto y un contrato, siendo la fecha de ingreso registrada en este último la que determina formalmente el inicio de su relación contractual con la empresa y habilita su integración con los módulos de asistencia, incidencias y cálculos de pago.

Creación individual (Paso a paso):

• Ir a Gestión del Personal → Directorio, en la pestaña Colaboradores.
• Pulsar Crear colaborador → Crear colaborador (individual) para desplegar el panel lateral "Nuevo colaborador".
• Configurar el botón "¿Desea activar el colaborador?": encendido para dejarlo Activo inmediatamente, o apagado para crearlo como Inactivo (útil para ingresos futuros).
• Capturar los datos mínimos requeridos: Nombre, Primer apellido, Segundo apellido (opcional), Foto (opcional), Nacionalidad, Identificación nacional (CURP en México de 18 caracteres con validación de formato) y RFC (opcional, 13 caracteres para persona física).
• Guardar para abrir el expediente del colaborador y completar posteriormente la información de puesto, contrato, salario y nómina.

Creación masiva a través de plantilla:

• Seleccionar Crear colaborador → Varios desde plantilla para abrir el panel de carga por archivo Excel.
• Descargar la plantilla oficial y respetar estrictamente el orden, los nombres de las columnas y los formatos (fechas en DD-MM-AAAA, CURP en mayúsculas de 18 caracteres y RFC de 13 caracteres).
• Cargar los datos para que valide fila por fila antes de aplicar los cambios.
• Analizar el reporte de resultados: corregir errores en una copia del archivo y subir únicamente las filas que presentaron fallas.

💡 Buenas prácticas para evitar duplicidad y errores:

• Buscar antes de crear: Asegurarse de contar con CURP y RFC válidos y únicos. Si no se tienen disponibles al momento, se puede utilizar un valor genérico temporalmente para completar la carga y actualizarlo después.
• Revisar registros eliminados o dados de baja: El sistema detecta CURP o RFC duplicados en estas secciones; en lugar de crear un registro nuevo, se debe restaurar al colaborador o actualizar su contrato con una nueva fecha de alta.
• Carga piloto previa: Antes de realizar una carga masiva grande (más de 50 registros), probar con un lote reducido de 3 filas representativas (una completa, una sin datos opcionales y una con valores límite) para confirmar que la estructura es correcta.
• Uso de una sola plantilla: Evitar mezclar múltiples archivos en paralelo para prevenir colisiones de ID interno.
• Respetar la unicidad: Recordar que rechaza automáticamente duplicados por CURP para garantizar que los colaboradores sean únicos en la cuenta.

Crear un Colaborador mediante el Proceso de Onboarding:

El proceso de Onboarding es el método más estructurado para la creación de un nuevo colaborador en Worky, ya que permite la captura estructurada de datos y la gestión de la transición de invitado a colaborador contratado.

1. Para crear un colaborador a partir del proceso de onboarding (cerrando el ciclo desde la invitación hasta su registro en el Directorio), los pasos son los siguientes:
2. Enviar la invitación: Envía el enlace de onboarding al invitado (de forma individual, masiva o automáticamente al pasar al candidato a "Contratado" desde el módulo de Reclutamiento).
3. Completar el onboarding: El invitado accede al enlace para llenar sus bloques obligatorios (datos personales, de contacto, dirección, bancarios, etc.) y subir los documentos requeridos.
4. Validar la información: Cuando el invitado completa su registro, el equipo de recursos humanos revisa y valida la información bloque por bloque para asegurar que los datos sean correctos antes de pasarlos a la nómina.
5. Pasar a Directorio: Una vez que todos los bloques están validados y marcados en verde, haz clic en el botón “Pasar a Directorio” para crear el expediente formal del colaborador.
6. Completar datos faltantes: Captura directamente en el Directorio la información que el onboarding no cubre, como los datos de puesto, salario, nómina y movimientos afiliatorios.
7. Activar como Usuario (opcional): Si el colaborador necesita acceder a la plataforma, ve a Configuración → Usuarios → Invitaciones para enviarle su invitación de acceso.

💡 ¿Necesitas más ayuda?

Esperamos que la información presente te haya resultado útil. Si tienes dudas sobre esta o cualquier otra configuración, recuerda que puedes escribir directamente a Soporte Worky. ¡Estamos para ayudarte!