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Aprende a procesar correctamente la baja contractual de un colaborador en la plataforma, garantizando el cumplimiento legal, la preservación del historial laboral y la precisión en los cálculos de nómina.

"Dar de baja" vs. "Eliminar"

Antes de iniciar el proceso, es fundamental comprender la diferencia operacional entre procesar una baja y eliminar un registro:

Requisitos Previos

• Permisos del Rol: Asegúrate de contar con un rol de administración con permisos sobre el módulo DIRECTORY (como SUPER_ADMIN, ADMIN o HRA).
• Verificación de Multiempresa: Si gestionas un holding o múltiples razones sociales, valida en el header superior derecho que esté seleccionada la empresa correspondiente o la opción "Todas las empresas" para ubicar al colaborador.

Paso a Paso para Procesar la Baja de un Colaborador

1: Acceder al Directorio Administrativo

Navega desde el menú lateral izquierdo hacia Gestión del Personal → Directorio. Ubícate en la pestaña principal de Colaboradores (activos).

2: Ubicar y Seleccionar al Colaborador

Utiliza el buscador por columna o aplica filtros por nombre, estado o empresa para localizar al colaborador. Marca la casilla de verificación  a la izquierda de la fila del colaborador o colaboradores que se darán de baja.

3: Ejecutar la Acción Masiva

1. Al seleccionar el checkbox, se activará la barra de selección y el botón Acciones masivas.
2. Haz clic en el menú desplegable de Acciones masivas y selecciona la opción Dar de baja.

4: Capturar la Información Contractual de la Baja

Se abrirá la sección correspondiente a los Datos de contrato del colaborador. Deberás completar los siguientes campos obligatorios:

• Fecha de baja: Define el último día de la relación laboral. Esta fecha es el detonante formal que cierra los balances y activa los cálculos correspondientes.
• Motivo de baja: Selecciona la causa de la salida (ej. renuncia voluntaria, rescisión, fin de contrato).
• Comentario de baja: Agrega observaciones adicionales contextualmente relevantes para el expediente histórico.

5: Confirmación y Seguimiento en el Centro de Bajas

Una vez guardada la información, el sistema procesa el requerimiento:

• El registro del colaborador se moverá automáticamente de la pestaña Colaboradores a Ex colaboradores.
• Podrás ingresar al Centro de Bajas para monitorear el estatus de la baja y verificar los pendientes operativos del colaborador (por ejemplo, incidencias sin resolver, herramientas de trabajo en inventario o firma de documentos).

¿Qué Ocurre Tras Completar la Baja?

• Trazabilidad Legal: El expediente y las nóminas pasadas del ex colaborador permanecen consultables de forma permanente para fines de auditoría.
• Acceso a la Plataforma: El usuario dejará de contar con acceso activo a las herramientas operativas de la cuenta.
• Auditoría de Acciones Masivas: Puedes verificar el resultado de la baja en cualquier momento ingresando a Configuración → Cuenta → Acciones Masivas, donde se muestran los registros exitosos o posibles errores de la operación.

Preguntas Frecuentes y Errores Comunes

• ¿Qué hago si un colaborador "no aparece" para darle de baja?
  Verifica el filtro global de empresa en el header superior. Si la persona pertenece a una razón social distinta a la seleccionada en la vista, no figurará en la lista.
• ¿Se puede reingresar a un ex colaborador?
  Sí. Si la persona reingresa a la empresa, no debes crear un nuevo registro desde cero. Se debe actualizar su contrato con la nueva fecha de alta para preservar la unicidad de datos por CURP/RFC y no duplicar historiales.
• ¿Un colaborador inactivo es lo mismo que un ex colaborador?
  No. Un colaborador Inactivo (desactivado mediante la barra de selección) mantiene su relación laboral pero está pausado temporalmente (por incapacidades prolongadas o suspensiones). Un Ex colaborador concluyó definitivamente su relación contractual.

 Si requieres eliminar al colaborador debido a que se ha dado de baja debes tener presente que si contaba con cálculos históricos o CFDI asociados a su perfil, no podrás consultar ni descargar la información.