¿Cómo crear un usuario API en Worky?

La información de este artículo aplica a la nueva versión de la plataforma. 
Si las pantallas o menús que ves no coinciden con lo que se muestra aquí, es posible que 
estés usando la versión anterior.

Conecta tus herramientas favoritas con Worky. ⚡Ahora en Worky, puedes crear fácilmente accesos especiales para que otros sistemas se conecten y compartan información con tu plataforma automáticamente.

¿Por qué necesitas un Usuario API?

Un usuario API actúa como una llave de acceso segura que permite a aplicaciones externas (como CRMs, software de control de asistencia o herramientas de Business Intelligence) consultar o actualizar información en tu cuenta de Worky de manera automática. Al centralizar esto en Worky, mantienes un control estricto sobre quién y cómo accede a tus datos.

Paso a paso para la creación:

• Entra a Configuración y selecciona Usuarios.

• Haz clic en la pestaña que dice Usuarios API.

• Presiona el botón Crear usuario.

• Escribe un nombre para identificarlo (por ejemplo: "Conexión Contabilidad").

• Elige el Rol (por ahora, el rol asignado ya tiene todos los permisos necesarios para que la conexión funcione sin problemas).

Nota importante: Actualmente, el rol predeterminado para esta función ya cuenta con todos los accesos necesarios para garantizar una conexión exitosa y sin interrupciones.

Una vez que tu usuario API esté listo, verás estas opciones para mantener tu conexión segura:

• Rotar contraseña: Úsala para generar una nueva API KEY para el mismo usuario. Ten en cuenta que, al hacerlo, la llave anterior dejará de funcionar al instante.

• Desactivar: Si ya no necesitas la conexión o detectas algún riesgo, puedes inactivar la API KEY para detener su uso de inmediato.

• Pestaña "Inactivos": Desde aquí podrás restaurar o reactivar los usuarios que hayas pausado anteriormente.

  Importante: Al reactivarlos, se generará una nueva contraseña que deberás guardar nuevamente para su uso.

📌 Puntos clave para el éxito de tu conexión

Antes de avanzar, ten en cuenta estos detalles técnicos importantes:

• Perfil Administrador: Solo un usuario Administrador puede realizar este proceso.

• Contraseña Única: Al crear el usuario, se generará una contraseña. Guárdala de inmediato, ya que el sistema no la almacena y no podrás verla después.

• ID de Usuario: Guarda también el ID que se genera; lo necesitarás si alguna vez requieres recuperar el acceso.

• Uso Técnico: Este usuario no puede iniciar sesión en el portal de Worky como una persona; está diseñado exclusivamente para conexiones entre sistemas.

🔒 Reglas de seguridad

Para proteger la información sensible de tu empresa y mantener tus integraciones seguras, sigue siempre estas mejores prácticas:

• Nunca compartas credenciales API por correo electrónico, chat sin cifrar o tickets públicos.

• Una integración por usuario API. Si tienes 3 sistemas consumiendo la API, crea 3 usuarios API distintos. De esta forma, si uno se compromete, no afectará a los demás.

• Rota las credenciales al menos una vez al año, o de inmediato si sospechas que se comprometieron o si cambia el responsable técnico.

• Desactiva accesos obsoletos: Cuando una integración se descontinúe, desactiva su usuario API el mismo día.

• Protege tu código: Las credenciales nunca deben quedar escritas en el código fuente (hardcoded). Guárdalas siempre en un gestor de secretos (secrets manager).

¿Quieres conocer los permisos a detalle?

Si eres de los que prefiere revisar cada permiso de seguridad, puedes consultar el alcance del rol API-USER de la siguiente manera:

• Ve a la pestaña de Roles.

• Busca el rol específico en la lista.

• Haz clic en él y despliega cada apartado para auditar los permisos de lectura, escritura o edición que tiene activos.

¡Listo! Esperamos que con esta guía puedas concluir tu configuración correctamente.

Tu éxito en la plataforma es nuestra prioridad. En Worky, estamos contigo en cada paso del camino. 💙