¿Qué son los usuarios y cómo los puedo invitar?

La información de este artículo aplica a la nueva versión de la plataforma.
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es posible que estés usando la versión anterior.

El módulo de usuarios ha sido diseñado para proporcionar una gestión del ciclo de vida de las personas dentro y fuera de la empresa, controlando su acceso a la plataforma.

En Worky, todo Usuario es una persona que cuenta con acceso para iniciar sesión en la plataforma. Sin embargo, no todos los Colaboradores registrados en el Directorio necesitan tener un Usuario asociado; por ejemplo, algunos colaboradores operativos pueden no requerir acceso si no interactuarán directamente con la plataforma.

1. ¿Qué es un usuario en la nueva versión?

Es fundamental distinguir la diferencia entre un Colaborador y un Usuario:

• Colaborador: Es un dato o registro de una persona dentro del directorio de la plataforma. Un colaborador no tiene necesariamente acceso al sistema. Vive en el módulo Colaborador / Directorio. Puede o no tener acceso a la plataforma.
• Usuario: Cuenta con acceso a la plataforma. Tiene un usuario, una contraseña, un rol y un origen (Directorio o Externo). Vive en Configuración → Usuarios. Puede ser una persona o una integración.

2. ¿Cómo invitar o dar acceso a Usuarios?

Invitar a un Usuario Interno ó colaborador del Directorio

El usuario Interno, es un colaborador. Su perfil completo (puesto, nómina, IMSS, etc.) vive en el Directorio y el procedimiento para invitarlo como usuario es el siguiente:

1. Verificar registro: Asegúrate de que el colaborador esté dado de alta en Colaborador / Directorio con correo o teléfono móvil.

2. Ubicación: Ve a Configuración → Usuarios → Invitaciones (allí aparecen los usuarios pendientes de activación).

3. Enviar invitación: Selecciona al usuario y haz clic en el ícono del avión (o usa Acciones masivas para varios). Si aparece un lápiz, debes completar su información primero. El sistema enviará un correo con el enlace para crear su contraseña.

4. Activación: El colaborador ingresa al enlace de su correo, crea su contraseña e inicia sesión. Su estado pasa a "Activo" y se mueve a la pestaña Lista.

5. Asignar rol y permisos: En la pestaña Lista, edita el usuario (ícono del lápiz) para cambiar el rol predeterminado (EMPLOYEE) a uno superior (ADMIN, BOSS, etc.) y, si aplica, asigna un Grupo de información para restringir la visibilidad de datos específicos.

Invitar un usuario Externo

El usuario Externo no es colaborador. Regularmente son consultores, auditores, contadores externos o miembros del equipo Worky/Soporte que necesitan acceso temporal o limitado y el procedimiento para invitarlo como usuario es el siguiente:

1. Pestaña Invitaciones → clic en el botón “Invitar Externo” (esquina superior derecha).
2. Llenar datos: Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Correo electrónico, Móvil.
3. Tipo de Perfil: elegir Administrador o Empleado. Esta es la primera capa de permisos; el rol fino se asigna después.
4. Guardar. El sistema envía la invitación. Igual que con un interno, el usuario aparece en estado “Invitado” hasta que active.

Invitar Usuario API para integraciones o servicios

Los Usuarios API son cuentas de servicio diseñadas exclusivamente para que sistemas externos —como un ERP, kioscos de asistencia o integraciones propietarias del cliente— consuman la API de Worky de forma autenticada y trazable, sin representar a personas físicas.

Para crear un Usuario API, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Configuración → Usuarios → Usuarios API y haz clic en “Crear usuario” para desplegar el panel lateral.
2. Captura un Nombre de la integración que sea descriptivo y único (por ejemplo, “Kiosko Sucursal Norte” o “Integración SAP”) para facilitar su identificación en los registros.
3. Asigna el rol API_USER, el cual corresponde al único rol disponible para este tipo de cuentas de servicio.
4. Haz clic en Crear para que la plataforma genere las credenciales de la integración, las cuales aparecerán en la lista con un correo bajo el dominio @api.worky.
5. Obtén las credenciales desde el ícono de llave (🔑) ubicado en la fila del usuario y compártelas de forma segura únicamente con el equipo técnico responsable de la integración. 

3. ¿Como Desinvitar a un Usuario?

Es importante conocer el procedimiento a seguir para revocar accesos o desactivar usuarios según su tipo:

• Colaboradores / Usuarios Internos: El flujo correcto requiere dos pasos: primero, dar de baja al colaborador en el módulo de Directorio, y segundo, desactivar su cuenta en Configuración → Usuarios → Lista haciendo clic en el ícono de encendido (power) al final de su fila. Esto cambia su estado a Inactivo, lo que impide que inicien sesión mientras se conserva su histórico para fines de auditoría.

• Usuarios Externos: Al finalizar proyectos temporales, auditorías o consultorías, sus accesos deben desactivarse de inmediato para evitar cuentas abiertas que representen riesgos de seguridad.
• Usuarios API: Cuando se descontinúa una integración o sistema externo, se debe desactivar el Usuario API correspondiente el mismo día desde la pestaña de Usuarios API para revocar las credenciales de servicio.

💡 ¿Necesitas más ayuda?

Esperamos que la información presente te haya resultado útil. Si tienes dudas sobre esta o cualquier otra configuración, recuerda que puedes escribir directamente a Soporte Worky. ¡Estamos para ayudarte!